Um die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern, müssen Sie nicht nur Ihre Technik optimieren und Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Auch das Aufräumen Ihres Desktops hilft dabei, Ihre Produktivität zu steigern.
Ein gut strukturiertes Büro ist das A und O, um Ihre Produktivität zu steigern. Stapel von Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch können dazu führen, dass Sie viel Zeit mit der Suche nach einem wichtigen Dokument verschwenden. Infolgedessen ist es wahrscheinlicher, dass Sie Fristen nicht einhalten.
Unordnung kann sich auch auf verschiedene Arten indirekt auf Sie auswirken.
Sie kann Ihre kognitiven Fähigkeiten drastisch einschränken und Ihre Entscheidungsfindung sowie die Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern beeinträchtigen. Außerdem kann es zu innerer Anspannung führen und sich negativ auf Ihre Konzentration, Ihren Schlaf und Ihre Essgewohnheiten auswirken. All dies kann Ihre Leistung am Arbeitsplatz beeinträchtigen.
Dieses Problem der Unordnung betrifft jedoch nicht nur Ihren Schreibtisch oder Ihr Büro.
Auch Ihr Computer-Desktop kann unübersichtlich sein. Unübersichtliche Ordner und ein langweiliger Hintergrund beeinträchtigen Ihre Produktivität ebenso wie die physische Unordnung. Um dieses Szenario zu vermeiden, müssen Sie auch Ihren Computer entrümpeln.
In diesem Artikel finden Sie sieben Tipps die beim Desktop aufräumen helfen und Ihre Produktivität steigern.
Die 7 Tipps
Tipp Nr.1: Entwickeln Sie eine Ordnerstruktur mit Dateinamenskonventionen
Um Unordnung auf Ihrem Computer zu vermeiden, sollten Sie eine intuitive Ordnerstruktur einzurichten. Sie können mehrere Kategorien verwenden, z. B. nach Dateityp oder Name, je nachdem, was für Ihre Arbeit am besten geeignet ist.
Unabhängig davon, wie Sie vorgehen, sollten Sie auf jeden Fall gut etablierte Namenskonventionen wählen, die Ihnen eine schnelle Navigation durch Ihre Dokumente ermöglichen. Das System sollte auch über viele Jahre hinweg einfach zu benutzen sein, denken Sie also bei der Erstellung an Ihre Pläne.
Sie können diese Ordner in Ihren Dateifreigabetools (z. B. Google Drive und Dropbox), auf der Festplatte oder auf dem Desktop ablegen, wenn Sie sie regelmäßig sichern.
Mit einer voll funktionsfähigen Struktur können Sie Ihren Desktop umgehen, indem Sie neue Dokumente einfach in bestimmte Ordner herunterladen. Anschließend können Sie sie mit dem Suchbefehl auf Ihrem Computer schnell auffinden. Geben Sie den Namen Ihres Ordners ein, und Sie werden die gewünschte Datei innerhalb von Sekunden finden.
Tipp Nr.2: Gestalten Sie Ihren Desktop ansprechend
Sie sollten nicht nur dafür sorgen, dass Ihr Computer-Desktop voll funktionsfähig ist, sondern auch seine Optik verbessern. Wählen Sie also einen aussagekräftigen oder schönen Hintergrund. Er muss angenehm anzuschauen sein und Sie motivieren, Ihren Computer aufgeräumt zu halten.
Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, können Sie den Hintergrund mit einem Raster oder einer Linie versehen, um die Dateien, die dort landen, besser organisieren zu können.
Eine weitere gute Idee ist es, einen motivierenden Hintergrund zu verwenden. Bilder mit motivierenden Botschaften ermutigen Sie, härter zu arbeiten und konzentriert zu bleiben. Diese Art von Coaching ermöglicht es Ihnen auch, Ihren Schreibtisch zu organisieren und den Überblick zu behalten.
Tipp Nr.3: Probieren Sie abgeteilte Desktophintergründe aus
Abgeteilte Desktophintergründe sind eine gute Möglichkeit, die Übersichtlichkeit Ihres Desktops weiter zu verbessern. Manche Motive geben selbst schon mehrere Sektionen vor. So können Sie zum Beispiel einen Bereich für Ihren Urlaub oder Ihre Haustiere einrichten.
Es gibt Millionen von Hintergrundbildern im Internet, die Ihnen helfen können, Ihren Desktop zu entrümpeln. Sie ergänzen die Konventionen zur Benennung von Ordnern, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern.
Tipp Nr.4: Schnellen Zugriff auf meistgenutzte Anwendungen
Ein schneller Zugriff auf Ihre meistgenutzten Programme oder Software ist ein Muss. So können Sie sofort mit der Arbeit beginnen, ohne Zeit mit der Suche nach Anwendungen zu verschwenden.
Um eine effiziente Gruppierung vorzunehmen, sollten Sie zunächst feststellen, welche Software für Sie am wichtigsten ist. Ihr Portfolio kann aus zwei oder drei Anwendungen bestehen, die Sie täglich nutzen, oder aus einer ganzen Reihe von Programmen, die die erforderlichen Funktionen bieten.
Wenn Sie Ihre Liste zusammengestellt haben, können Sie möglicherweise mehrere Programme in Gruppen zusammenführen. So haben Sie alle Programme an einem Ort und können Ihre Produktivität steigern.
Die Taskleiste ist eine gute Alternative, da die Programmsymbole oft den größten Teil der Unordnung ausmachen. Wenn Sie die wichtigsten Symbole in der Taskleiste aufbewahren, können Sie schnell darauf zugreifen, da Sie sie nicht suchen müssen.
Tipp Nr.5: Löschen oder verschieben Sie nicht verwendete Programme
Erstellen Sie einen Ordner für nicht mehr genutzte Programme und Dateien bevor Sie sie löschen.
Nachdem Sie wichtige Anwendungen kategorisiert haben, müssen Sie sich auch um nicht verwendete Programme kümmern. Hier ein Tipp: Wenn Sie sich nicht erinnern können, wann Sie eine bestimmte Software zuletzt verwendet haben, deinstallieren Sie sie. Machen Sie dasselbe, wenn Sie glauben, dass Sie eine bestimmte Anwendung für ein bevorstehendes Projekt nicht benötigen.
Da dies eine schwierige Entscheidung sein kann, können Sie stattdessen einen Ordner für diese selten verwendeten Anwendungen und Dateien erstellen. Verstecken Sie sie, bis Sie wissen, ob Sie mit dem Löschen fortfahren möchten.
Für diese abwartende Haltung können Sie mehrere Ordner verwenden, z. B. "Verschiedenes" oder "zu archivieren". Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie versehentlich ein wichtiges Programm deinstallieren oder entfernen.
Wenn Sie diesen Ansatz wählen, sollten Sie die Ordner regelmäßig überprüfen. Stellen Sie fest, welche Dateien und Anwendungen in Ihrem Unternehmen nicht mehr benötigt werden, und löschen Sie sie, um Unordnung zu vermeiden.
Um zu vermeiden, dass Sie mit der Aufräumarbeit in Verzug geraten, sollten Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender eintragen. Das kann ein monatlicher oder wöchentlicher Termin sein, je nach Arbeitsaufkommen.
Tipp Nr.6: Neue Informationen kategorisieren
Wenn Sie es eilig haben, mag es verlockend sein, neue Dateien und Programme auf Ihrem Desktop zu speichern. Diese Methode ist jedoch nicht ratsam, weil sie Ihre Organisation beeinträchtigen kann.
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um alle neuen Anwendungen und Dateien entsprechend Ihren Benennungsregeln zu organisieren. Eine schnelle Möglichkeit, dies zu tun, ist die automatische Dateisortierung nach Datum oder alphabetisch. Das dauert nicht lange, kann aber das Durcheinander auf Ihrem Computer erheblich reduzieren.
Tipp Nr.7: Digitale "Zäune" einsetzen
Tools wie z.B. "Fences" gruppieren Dateien in bestimmten Bereichen Ihres Desktops, um sie optisch besser zugänglich zu machen. Diese Methode funktioniert viel besser, als alle Dateien in ein oder zwei Ordnern zu vergraben. Außerdem empfinden sie viele Menschen benutzerfreundlicher als gerasterte Hintergründe.
Lassen Sie die Unordnung nicht außer Kontrolle geraten
Die Entrümpelung Ihres Computer-Desktops ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern.
Wenn Sie ihn richtig organisiert haben, können Sie die benötigten Dateien und Programme mühelos finden. Sie fühlen sich dann sortierter und Ihre Stimmung kann sich dramatisch verbessern, so dass Sie geistige Hindernisse während Ihres Arbeitstages überwinden können.
Die Optimierung Ihres Desktops kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber sie ist es wert.
Sie können auch Ihren IT-Dienstleister mit dieser Aufgabe betrauen. Es kann jedoch sein, dass dieser Ihre Bedürfnisse und die Ihres Unternehmens nicht richtig versteht und dass seine Dienste unzureichend sind.
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